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                您好!歡迎來到上海玄策展覽工廠,85名專業展臺搭建\活動執行施工團隊為您服務!

                15年 展臺搭建 活動執行 經驗

                工廠4500㎡ + 預搭建場地3600㎡ + 標準烤漆房

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                大型活動執行流程

                • 作者:玄策展覽工廠
                • 發表時間:2021-06-07 11:24:56
                • 人氣:
                  舉辦大型活動我們不僅要提前規劃好,還要做好準備工作,這樣才可以減少問題的產生。下面給大家詳細介紹一下大型活動執行流程。
                 
                  一、項目籌備期
                 
                  1、獲取信息和資料
                 
                  和客戶初期建立溝通時,一定要摸清楚客戶的訴求和客戶的基本信息。如果你所在的公司已運營多年,業務流程比較清晰,可以制定一份標準版的客戶需求信息表,將需要知道的信息一一羅列出來。發送給客戶,讓客戶進行對應填寫。
                 
                  2、初次約見客戶
                 
                  和客戶見面之前,先做好充分的準備工作。例如:整理相關的案例資料,突出專業就對了!還有一個目的就是探下客戶的“虛實”。
                 
                  3、頭腦風暴會
                 
                  拿下一個項目,很大程度上依靠的就是團隊成員的頭腦風暴,如何將頭腦風暴開好,開出價值來,就非??简灲M織者的組織能力和協調能力。
                 
                  4、提案階段
                 
                  提案除了依靠專業能力和演講能力以外,也需要點運氣。
                 
                  5、內部立項
                 
                  當項目已經進入到初始的合作階段時,就可以為項目進行立項,將項目信息錄入到公司內部的信息系統里面(MIS),沒有條件使用信息系統的,可以用表格工具來替代完成。
                 
                  6、項目推進表
                 
                  項目推薦表是活動公司都會用的一種表格,一般也會分為內部推進表和客戶推進表,一份是內部團隊成員使用,一份是定期每天、每周發送給客戶。
                 
                  7、項目碰頭會
                 
                  項目碰頭會可以是和客戶進行,也可以是和項目團隊。取決于項目本身的進展情況。
                 
                  二、執行期
                 
                  1、報價、合同管理
                 
                  報價和合同雖然看似簡單,但是稍不注意,就會釀成大錯,另外,對報價單和合同的歸檔管理意識也很重要。
                 
                  2、場地管理
                 
                  場地管理主要分為場地篩選、場地排查、場地勘測3個部分,當確定場地之后,一定要對場地進行充分的了解和實地勘測之后,再做出詳細的場地方案。
                 
                  3、供應商管理
                 
                  供應商主要分為搭建供應商、AV設備供應商2大類,還有小類的演藝供應商、攝影攝像供應商、第三方外包人員等。
                 
                  還有人員派遣公司/服務人員管理、化妝、發型供應商/個人管理、藝人經濟公司/藝人管理、服裝供應商管理。(文末有獲取)
                 
                  4、演藝人員面試管理
                 
                  演藝人員面試主要包括禮儀、模特、舞蹈演員、兼職人員等等。在大型活動舉辦前期,都要對演藝演員進行線下面試,篩選出符合活動特質的演藝人員,保證外部人員的專業性。
                 
                  還有舞蹈演員面試流程、MO面試流程、MC面試流程、翻譯人員面試流程、CO面試流程、雜務人員面試流程。演職人員、服務人員、工作人員面試管理。除此之外,還有所有人員的會前培訓管理。
                 
                  5、面試管理打分表
                 
                  6、運營文檔
                 
                  運營文檔分為執行期、活動現場應用2大類、主要是以各種表格進行呈現記錄,合理安排、分工明確,其目的就是為了項目按照既定的時間節點正常推進。
                 
                  三、現場期
                 
                  1、物品檢查
                 
                  運送到活動現場的所有物品,包括獎品、道具、施工工具等等??梢愿鶕捌谥贫ǖ奈锲非鍐芜M行一一核實,物品一定要做到“只多不少”。
                 
                  2、入場前聯絡
                 
                  再次和場地方、供應商、客戶三方進行電話確認進場的時間,是不是按照既定的時間和要求在有序進行推進,有沒有意外事件發生。
                 
                  3、施工彩排的配合
                 
                  遇到時間緊張的情況,可以根據施工的進度來決定彩排的時間和位置,這里面就需要充分考慮到既不能影響正常的施工進度,也不能耽誤進行彩排時間。
                 
                  4、物料搭建管理和注意事項
                 
                  按照既定的施工要求,按質按量完成物料的搭建工作,除此之外,還有AV燈光器材安裝的施工以及注意事項。
                 
                  5、審查制度
                 
                  審查制度分為彩排審查、現場執行審查2大類,彩排審查主要是核實演藝節目的質量和呈現效果,現場執行審查主要核實現場的物料和設備是否有損壞。
                 
                  6、現場基礎要求管理
                 
                  以工作人員的著裝為例,一定要嚴格按照公司規定,工作人員在現場的著裝要求進行,以及要注意客戶對個人服裝的要求。
                 
                  四、活動后期
                 
                  費用結算
                 
                  費用結算是根據項目結束后,實際產生的費用進行整理和結算。以及團隊成員在服務項目時,產生的報銷費用進行整理。
                 
                  總結報告
                 
                  總結報告需要做成2種版本,一種是供公司內部進行復盤總結,一種是交付給客戶。
                 
                  資料整理存檔
                 
                  這里指的資料一般是活動結束后產生的音頻、視頻、照片,這些資料可用于案例展示,也可以用于后期的市場宣傳做背書。
                 
                  寫感謝信
                 
                  一場活動的圓滿落幕,離不開客戶、供應商的支持和協助,寫一封感謝信以作感謝,可以鞏固合作關系。


                 
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